Uitnodigingen van de bestuursorganen

U nodigt uw bestuursorgaan uit voor de vergadering, binnen de termijn voorzien in uw statuten en/of uw intern reglement. Met de agenda zendt u ook alle documenten mee. Als de statuten en/of het intern reglement geen oproepingstermijn vermelden, raden wij aan uw bestuursorgaan minstens één week voor de vergadering uit te nodigen.

Als de overdracht van bedrijfstak zou gepaard gaan met een statutenwijziging van de verkrijgende maatschappij en eventueel de erkenning als woonmaatschappij, dan wordt voorstel van overdracht best goedgekeurd door het bestuursorgaan die tevens het voorstel tot statutenwijziging goedkeurt en, eventueel, beslist om een aanvraag tot erkenning als woonmaatschappij in te dienen. In deze situatie raden wij aan om het voorstel van overdracht van bedrijfstak ten laatste negen weken voor de buitengewone algemene vergadering van de verkrijgende maatschappij die over de statutenwijziging moet beslissen en de eventuele erkenning als woonmaatschappij wordt vastgesteld, te agenderen op de bestuursorganen.

 

Elke wijziging aan de statuten van een maatschappij is immers onderworpen aan de voorafgaande goedkeuring van de Minister van Wonen. Voor SHM’s moet die goedkeuring binnen twee maanden vanaf de ontvangst van het ontwerp van statuten worden verleend. Voor woonmaatschappijen geldt een termijn van zestig dagen.

 

Houdt de statutenwijziging bovendien verband met de erkenning van de verkrijgende maatschappijen als woonmaatschappij, dan raden wij aan om het voorstel van overdracht ten laatste veertien weken voor de buitengewone algemene vergadering te agenderen op de bestuursorganen. In dat geval zal de Minister van Wonen immers niet twee maanden maar negentig dagen de tijd hebben om de nieuwe statuten goed te keuren. Als u binnen deze periode geen antwoord heeft gekregen, dan worden de statuten geacht te zijn aanvaard.

 

Houd er rekening mee dat veertien weken het absolute minimum is en veronderstelt dat het aanvraagdossier volledig in orde is en dat het agentschap Wonen in Vlaanderen de goede ontvangst ervan meteen bevestigt. De termijn van 90 dagen begint immers pas na ontvangst van die bijkomende documenten of inlichtingen te lopen. In het algemeen deel over de woonmaatschappijen vindt u meer informatie over de procedure voor een aanvraag tot een erkenning als woonmaatschappij.

Op de agenda van elk bestuursorgaan moeten de volgende punten staan:

  • goedkeuring van het voorstel tot overdracht

     

  • eventueel: kennisname, bespreking en goedkeuring van de staat van activa en passiva (enkel wat betreft de overdragende vzw en enkel als het gaat om een overdracht om niet)

     

  • eventueel: voorstel van statutenwijziging (indien deze zouden worden overwogen of noodzakelijk zijn in het kader van de verrichting) en goedkeuring van de uitnodiging en agenda van de algemene vergadering die zal beslissen over de statutenwijziging

     

  • eventueel: goedkeuring van het ontwerp van notariële overdrachtsakte

     

  • verlenen van een volmacht om het voorstel tot overdracht neer te leggen, bijvoorbeeld aan een boekhouder of een individuele bestuurder

     

  • eventueel: verlenen van een volmacht (bijvoorbeeld aan een individuele bestuurder) om een buitengewone algemene vergadering bijeen te roepen die over de statutenwijziging of erkenning als en omvorming tot woonmaatschappij zal beslissen

Daarnaast zijn nog lokale agendapunten mogelijk.

 

U stuurt de uitnodiging ook naar de toezichthouder.